Veelvoorkomende interne fraude: wat doet u eraan?

Interne fraude

Interne criminaliteit, ook wel interne fraude. Bijna alle bedrijven krijgen er vroeg of laat mee te maken. Naast omzetverlies kan fraude door personeel ook nog eens een fikse imagoschade opleveren. Welke vormen van fraude in bedrijven komen voor en wat doet u eraan? U leest het in ons blog.

Uit onderzoek van ACFE (Association of Certified Fraud Examiners) in 2016 blijkt dat bedrijven gemiddeld maar liefst 5% omzetverlies hebben door interne fraude. Wereldwijd kostte de onderzochte fraude in bedrijven meer dan 5 miljard euro. Als bedrijf doet u er dus goed aan maatregelen te nemen tegen fraude door personeel.

Wat is interne fraude?

Interne fraude, oftewel bedrijfsfraude, betekent niets meer dan diefstal op de werkvloer en het plegen van bedrog door werknemers (Bron: Kvk). Er zijn veel vormen van fraude in bedrijven. Ze zijn op te delen in drie categorieën:

  1. Diefstal of verduistering (bijvoorbeeld het stelen van goederen, maar ook het meenemen van klanten naar de concurrent)
  2. Corruptie (bijvoorbeeld creatief boekhouden en het kopieëren of laten lekken van bedrijfsgegevens)
  3. Administratieve fraude (bijvoorbeeld valse kosten- of urendeclaraties of onterecht ziekteverzuim)

Geen preventieve maatregelen? Dan bent u een dief van uw eigen portemonnee. Uit het onderzoek van ACFE blijkt dat de schade bij bedrijven die niet aan fraudepreventie doen twee keer zo hoog is. Als bedrijf is het dus essentieel om u zo goed mogelijk te beschermen tegen fraude door personeel.

Voorkomen

Wat kunt u doen om de kans op interne fraude zo klein mogelijk te houden? Gelukkig behoorlijk veel. We geven u een paar suggesties:

  • Zorg vooraf voor duidelijke regels

Het is van belang dat u duidelijke (gedrags)regels op schrift heeft. Stel een gedragscode of huishoudelijk reglement op en laat dit ondertekenen door medewerkers bij indienstreding. Hierin maakt u afspraken over de regels in uw bedrijf en wat er gebeurt als werknemers deze regels overtreden.

  • Zorg voor een duidelijke scheiding tussen betalen en autoriseren

Regel het zo dat er altijd, in ieder geval, een tweede persoon is, die meekijkt naar de mutaties op de betaalrekeningen. Met internetbankieren kan dat heel makkelijk. Vermijd contante geldstromen zoveel mogelijk.

  • Interne controlesysteem op orde brengen

De grootste frauderisico’s bevinden zich bij de processen inkoop, voorraadbeheer, kasbeheer en de debiteuren- en crediteurenadministratie. Zorg ervoor dat uitvoering en controle altijd gescheiden functies zijn, maar ook inkoop en verkoop, betalingsbevoegdheid en controle etc.

  • Verbetering van samenwerking en communicatie

Een goede samenwerking en communicatie is ook heel belangrijk. U verbetert daarmee de informatiepositie van de werknemers en bemoeilijkt het plegen van fraude in het algemeen. Om de druk te verminderen en de verleiding te verkleinen, is het belangrijk dat u als werkgever op de hoogte bent van de (persoonlijke) situatie en omstandigheden van de werknemers.

  • Personeel screenen

Het is voor een werkgever van belang om integer en betrouwbaar personeel in dienst te hebben. Om potentiële fraudeurs te filteren is het aan te raden om een personeelsscreening en antecedentenonderzoek te doen voor alle integriteitsgevoelige functies binnen de organisatie.

  • Klokkenluidersregeling binnen de organisatie of centraal (anoniem) meldpunt

Het kan voorkomen dat een van uw werknemers frauduleuze handelingen van een collega ontdekt. Zorg voor een interne procedure voor het melden van misstanden. Voor bedrijven met meer dan 50 medewerkers is het sinds 1 juli 2016 zelfs verplicht om een klokkenluidersregeling te hebben.

  • Uit dienst? Spullen inleveren!

Als een medewerker uit dienst gaat, is het belangrijk dat deze sleutels, (toegangs)pasjes, laptop en telefoon inlevert. De werkgever sluit het account van de medewerker en wijzigt de codes en wachtwoorden die medewerkers toegang tot de onderneming en informatie verschaffen. Verander de alarmcode van de medewerker.

(Bronnen: De Zaak en Juridisch Actueel)

Met bovenstaande maatregelen maakt u het werknemers een stuk lastiger te frauderen. Ondanks dat is fraude in bedrijven helaas nooit 100% te voorkomen. Wat moet u doen als u een vermoeden van interne fraude heeft?

Dossier opbouwen

Het opbouwen van een dossier van een werknemer kan interne bedrijfsfraude niet voorkomen of beperken, maar het kan wel helpen bij het opsporen en bewijzen van fraude. Zorg er als werkgever dus voor dat u van alle gesprekken en alle situaties die zich voordoen rondom een werknemer, notities en verslagen maakt.

Op basis hiervan kunt u de werknemer confronteren met uw vermoeden. Daarnaast kunt u de informatie ook gebruiken als bewijs in een eventuele rechtszaak.

Het doen van onderzoek en het opbouwen van een dossier kan echter veel tijd en energie kosten. Bovendien wilt u de band met uw medewerker goed houden zo lang u niet zeker weet of uw vermoeden klopt. Het kan slim zijn om deze taken uit te besteden aan een externe partij.

Een particulier recherchebureau inhuren

Wilt u er zeker van zijn dat er een uitgebreid en integer onderzoek naar de vermoedelijke interne fraude wordt gedaan? Dan kunt u een particulier recherchebureau inhuren. De rechercheurs van Recherchebureau Inquirendum hebben veel ervaring met onderzoek naar bedrijfsfraude en zijn op de hoogte van alle regels en wetten. Zo bent u er zeker van dat u een uitvoerig dossier krijgt waarmee u uw vermoeden kunt bevestigen of juist kunt weerleggen. Bovendien garanderen wij u dat ons dossier als geldig bewijs kan dienen in een eventuele rechtszaak.

Neem nu contact op

Heeft u het vermoeden dat een van uw werknemers fraudeert? Wacht dan niet langer en laat onderzoek doen. Als u nu contact opneemt, plannen we zo snel mogelijk een intake in.